Política de Tratamiento de Datos Personales

**Texto legal de la Política de Tratamiento de Datos Personales redactado bajo los estándares de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia. Este texto está listo para ser publicado en la página web de tu SaaS, estructurado para ser transparente y proteger legalmente la operación de tu empleado digital. --- POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas vigentes en Colombia, se establece la presente Política de Tratamiento de Información Personal aplicable a las actividades de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos realizadas a través de nuestra plataforma SaaS de chatbot multicanal y gestión de procesos ("Empleado Digital"). --- 1. Identificación del Responsable del Tratamiento El tratamiento de los datos personales será realizado por: - Responsables: Froilan y Andrés - Domicilio Principal: Medellín, Antioquia, Colombia. - Canal de Contacto de Privacidad: [email protected] --- 2. Roles en el Tratamiento (Responsable vs. Encargado) Para garantizar la debida aplicación de la normativa colombiana, las partes declaran que operan bajo un esquema de corresponsabilidad y delegación según el uso de la plataforma: - Como Responsables: Froilan y Andrés actúan como Responsables del Tratamiento respecto de los datos de contacto y facturación de los Clientes que adquieren el SaaS. - Como Encargados: Respecto de la información y flujos de conversación que los usuarios finales mantienen con el chatbot multicanal, Froilan y Andrés actúan únicamente como Encargados del Tratamiento. El Cliente del SaaS es el Responsable de dichas bases de datos, teniendo la facultad de guardar, descargar y almacenar copias de la información. El Cliente garantiza que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de sus usuarios finales para que la plataforma procese sus datos. --- 3. Finalidades del Tratamiento de Datos Los datos e información recolectados por la plataforma tendrán las siguientes finalidades comerciales y operativas: - Contexto de Conversaciones: Procesar el contenido de los mensajes para entender el contexto de las interacciones y brindar respuestas lógicas y fluidas. - Integración de Sistemas: Conectar el chatbot con sistemas internos del Cliente (CRMs, ERPs), según el plan de servicios contratado, para automatizar y gestionar los procesos empresariales solicitados. - Soporte Técnico: Garantizar el correcto funcionamiento, mantenimiento y optimización técnica de la plataforma multicanal. --- 4. Uso de Inteligencia Artificial (IA) y Proveedores Externos Para que nuestro "Empleado Digital" interprete las solicitudes de forma natural, informamos que: - La plataforma utiliza tecnologías de Inteligencia Artificial (IA) para procesar el contexto de los mensajes. - Se emplean proveedores externos de IA y aplicaciones de terceros para el procesamiento avanzado de lenguaje natural. - Los datos transferidos a estos proveedores se limitan estrictamente al texto e información requerida para resolver la interacción, bajo contratos que aseguran un nivel adecuado de protección de datos. --- 5. Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros Los datos personales podrán ser transmitidos o transferidos a aplicaciones de terceros, proveedores tecnológicos y asociados comerciales, nacionales o internacionales. Estas transmisiones se realizarán con el único fin de asegurar la operabilidad multicanal (conexión con redes de mensajería, almacenamiento en la nube e infraestructura técnica) y la correcta ejecución del servicio SaaS contratado. --- 6. Seguridad Multicanal Implementamos medidas de seguridad técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Garantizamos la protección de la información a través de canales seguros durante el tránsito y procesamiento de los mensajes en los diferentes canales habilitados por el Cliente. --- 7. Período de Retención de la Información Los datos personales tratados por la plataforma se conservarán durante un tiempo no definido, manteniéndose vigentes mientras subsistan las finalidades operativas descritas en esta política, persistan las obligaciones legales o contractuales del negocio, o hasta que el titular de la información solicite la supresión de los mismos. --- 8. Derechos de los Usuarios (Habeas Data) y Procedimientos De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de su información personal. - Canal Directo de Eliminación: Los usuarios finales y clientes podrán ejercer su derecho de supresión de forma automática y ágil a través de nuestro correo electrónico con el asunto: eliminar-contacto y debe llegarnos de los canales registrados del usuario. - Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR): Para cualquier otra consulta o rectificación, el titular podrá radicar una solicitud al correo electrónico de contacto. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, de acuerdo con los términos de ley. --- 9. Vigencia y Modificaciones La presente política rige a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial en las finalidades o en las condiciones del tratamiento será informado oportunamente a los Clientes a través de la página web o por correo electrónico antes de su entrada en vigencia. Fecha de última actualización: [01-07-2026]